Probleemdialoog

Doel

De tijd nemen om met elkaar te spreken over hoe de situatie in het team ervaren wordt.

Instructie

Waar wordt samengewerkt, ontstaan problemen. Als deze problemen niet goed en tijdig worden uitgepraat, ontstaat een onderstroom van irritaties en sluimerende confl icten. Teams die hier last van hebben, zijn gebaat bij een open uitwisseling van ervaringen. Omdat dit spannende gesprekken zijn, is het prettig als je een duidelijke structuur aanbrengt in de uitwisseling. Een structuur die veiligheid en ruimte biedt aan alles wat gezegd moet worden.

1. Introduceer aan de start de volgende uitgangspunten:
   • Het doel van deze bijeenkomst is om ervaringen van de problemen in het team uit te wisselen.
   • Het is de bedoeling dat ieder teamlid antwoord geeft op 4 vragen. Dit gebeurt in 4 rondes waarin de teamleden voornamelijk naar elkaar luisteren.
   • Degene die aan het woord is, neemt de tijd die hij nodig heeft. Benadruk daarbij dat er voor de bijeenkomst 3 uur (of minder bij een kleinere groep) is uitgetrokken en dat iedereen zijn of haar verhaal moet kunnen vertellen.
   • Structuur per ronde: Eén persoon is aan het woord, de rest luistert. Er worden geen vragen gesteld en er wordt niet op elkaar gereageerd.
   • Er hoeft niet voor elkaar gezorgd te worden. Als iemand geraakt wordt, is dat goed.
   • Praat niet in een rondje, maar gebruik de ‘popcorn-methode’. Dit betekent dat iemand het stokje overneemt wanneer diegene daar de behoefte toe voelt.
2.  Vervolgens volgen vier rondes waarin elk teamlid aan de beurt komt om de voorliggende vraag te beantwoorden. De rest van de teamleden luistert. Bewaak als procesbegeleider de procedure streng. De kracht van deze werkvorm zit in het niet reageren op elkaar.
   • Ronde 1: Hoe ervaar jij het team op dit moment? Hoe zit je in het team? Waar loop je tegenaan?
   • Ronde 2: Wat heeft je geraakt in wat je gehoord hebt of zelf hebt gezegd?
   • Ronde 3: Wat is volgens jou het probleem in het team?
   • Ronde 4: Waar ligt volgens jou de oplossing voor het probleem?

Deze uitwisseling heeft vaak een reinigend effect in het team. Een groot deel van de spanning zal hiermee uit de lucht zijn. Wees je ervan bewust dat de onderliggende problemen nog niet per se zijn op gelost. In ronde 3 en 4 zijn respectievelijk ideeën over het probleem en mogelijke oplossingsrichtingen besproken. Laat teamleden (eventueel in subgroepen) de oplossingen die zijn blijven hangen noteren. Bespreek samen hoe je deze wilt gaan implementeren en wanneer je hier verder met elkaar over spreekt.