4 niveaus van communicatie
Doel
Communicatie effectiever maken door te leren communiceren op de 4 niveaus.
Instructie
In veel teamoverleggen wordt vooral gecommuniceerd over de inhoud. Logisch, er moet tenslotte veel besloten en besproken worden. Maar naast de inhoud zijn er nog drie communicatieniveaus: de procedure, de interactie en de emotie. Voor een effectief teamoverleg is het van belang dat je de verschillende niveaus herkent en dat je als team in staat bent op elk van deze vier niveaus te communiceren. In paragraaf 6.2.1 van Tools voor Teams lees je meer over de 4 niveaus van communicatie.
- Deel een paar dagen voor de teambijeenkomst de Checklist ‘4 niveaus van communicatie’ uit. Vraag iedereen de checklist te bestuderen.
- Wijs 1 of 2 observatoren aan die bijhouden op welke lagen de vergadering zich afspeelt.
- Houd met elkaar een ‘gewone’ teamvergadering. Wees duidelijk dat het doel van deze vergadering tweeledig is. Enerzijds is er de reguliere vergadering, anderzijds is er het doel om met elkaar te leren.
- De observatoren onttrekken zich aan het inhoudelijke gesprek. Zij turven het aantal communicatie-uitingen per niveau.Instructie voor de observatoren: Als iemand iets zegt over de inhoud van een project, dan turf je I bij Inhoud. Als iemand voorstelt om de vergadering te stoppen voor een koffi epauze, turf je Procedure. Als iemand zegt dat er te veel door elkaar heen gepraat wordt, turf je Interactie en als iemand vertelt dat hij boos is, turf je Emotie.
- Halverwege de vergadering neem je 15 minuten de tijd om de tussenstand te bespreken. De observatoren delen de scores per niveau.
- Bepaal aan welke niveaus je als team meer ‘spreektijd’ wilt besteden. Als er bijvoorbeeld onuitgesproken irritaties in de groep leven (emotieniveau), beslis dan samen dat je meer aandacht aan het emotieniveau wilt besteden.
- Vervolg de teamvergadering en pas jullie goede voornemens toe. De observatoren gaan door met turven.
- Evalueer nu na elk agendapunt of het lukt de goede voornemens in praktijk te brengen en stel je voornemens eventueel bij.
- Bepaal samen aan het eind van de vergadering hoe je als team de goede voornemens in de dagelijkse communicatie gaat vasthouden.
